SPESENENTSCHÄDIGUNGEN FÜR FACHBEISTÄNDINNEN UND FACHBEISTÄNDE (BERUFSBEISTÄNDE)

Freiberufliche TĂ€tigkeit in der Schweiz

Version: 1.0
Status: Entwurf
GĂŒltig fĂŒr: Freiberuflich tĂ€tige FachbeistĂ€ndinnen und FachbeistĂ€nde (BerufsbeistĂ€nde) in der Schweiz
Stand: Dezember 2025
GĂŒltig fĂŒr: Gesamte Schweiz
Basis: Bundesgesetz, KOKES-Empfehlungen, Best Practices in der Sozialen Arbeit, OeV-Tarife, TCS-Kilometerkosten 2025
Author: Marcel Borer, Basel

Kontakt fĂŒr RĂŒckfragen

Marcel Borer, PrÀsident VBBRB
E-Mail: sekretariat@vbbrb.ch

1. Grundprinzip: Honorar und Spesen getrennt ausweisen

SpesenentschĂ€digungen sind ZUSÄTZLICH zum vereinbarten Stundenhonorar abzurechnen. Spesen werden nach tatsĂ€chlich entstandenen Kosten erstattet, ohne dass diese in den Kostensatz des Honorars enthalten sind.

Spesenabrechnung erfolgt:

  • Zusammen mit der Honorarrechnung, ODER
  • In separaten Spesenausgleichen nach Bedarf

2. Reisespesen

Reisespesen entschĂ€digen die Kosten fĂŒr die Anfahrt zu Klienten, Behörden, Gericht oder anderen mandatsbezogenen Orten.

2.1 Kraftfahrzeug (Kfz) - Privatwagen

Empfohlener Satz (2025): CHF 0.76 pro Kilometer

Grundlage: TCS-Empfehlung 2025 fĂŒr die Nutzung eines privaten Autos (Touring Club Schweiz). Dieser Satz deckt alle entstandenen Kosten ab, darunter:

  • Treibstoff
  • Verschleiss und Abnutzung
  • Versicherungen
  • Wartung und Reparaturen
  • Wertverminderung

Abrechnung:

  • Gefahrene Kilometer dokumentieren
  • Berechnung: Kilometers × CHF 0.76 = Spesenersatz
  • Beispiel: Fahrt von 45 km Hin- und RĂŒckweg (90 km) × CHF 0.76 = CHF 68.40

Hinweis: Sollte das Fahrzeug der FachbeistĂ€ndin/des Fachbeistands einen ĂŒberdurchschnittlichen Verbrauch haben, kann ein höherer Satz mit dem Auftraggeber (KESB/Familiengericht) vereinbart werden.

  • Beispiel: GelĂ€ndefahrzeug fĂŒr Fahrten in Bergregionen oder auf abgelegene Bauernhöfe etc.

2.2 Öffentlicher Verkehr (OeV)

Standard-Kombinationen:

Die folgenden Optionen sind auswÀhlbar und sollten mit dem Auftraggeber vertraglich festgelegt werden:

Option A (Standard fĂŒr Budget-Mandate):

  1. Klasse ohne ErmÀssigung
  • Abrechnung nach den zum Zeitpunkt der Fahrt geltenden regulĂ€ren Ticketpreisen 2. Klasse
  • Beispiel: x.12.2025 Basel - ZĂŒrich retour 2.Klasse Vollpreis = CHF 72 plus City-Zuschlag ZĂŒrich = CHF 5.90. Total CHF 77.90
  • Empfohlen fĂŒr Mandate mit sporadischen Reisen

Option B (Standard fĂŒr hĂ€ufige Reisen):

  1. Klasse mit Halbtax
  • JĂ€hrliches Halbtax-Abo: Fachbeistand trĂ€gt die Kosten (ca. CHF 185–200/Jahr)
  • Abrechnung nach den zum Zeitpunkt der Fahrt geltenden regulĂ€ren Ticketpreisen
  • Beispiel: x.12.2025 Basel - ZĂŒrich retour 1.Klasse Halbtax = CHF 62 (CHF 124/2) plus City-Zuschlag ZĂŒrich = CHF 5.90. Total CHF 67.90
  • Empfohlen fĂŒr Mandate mit regelmĂ€ssigen OeV-Fahrten (2+ Mal/Woche)

Abrechnung:

  • Alle Billete/Tickets aufbewahren.
  • Vereinfachten Administration: Billete/Tickets mĂŒssen nicht mit der Spesenrechnung eingereicht werden, da die dazugehörende ArbeitstĂ€tigkeit jeweils im Journal erfasst ist und die ReisetĂ€tigkeit und OeV-Preise bei Bedarf jederzeit nachvollzogen werden können.

Hinweis: Parkplatz oder Velo-Sharing sind als Zusatzspesen abzurechnen (siehe Abschnitt 4).

3. Verpflegung

Verpflegungskosten ersetzen notwendige Mahlzeiten bei zeitaufwendigen Mandaten.

3.1 Mahlzeitenpauschale

Satz: CHF 25 pro Mahlzeit (pauschal, ohne Nachweis)

Anspruchsberechtigung:

  • Fahrt wĂ€hrend Mittagszeit (11.30–14.00 Uhr): Mittagessen CHF 25
  • Fahrt ab 19.00 Uhr: Abendessen CHF 25
  • Maximal zwei Mahlzeiten pro Tag abrechenbar (z.B. Mittagessen + Abendessen an einem Tag mit zwei Terminen)

BegrĂŒndung: Die Pauschale deckt typische Mahlzeitenkosten ab (Sandwich, MenĂŒ in der Beiz, GetrĂ€nk). Keine Belegnachweise erforderlich – vereinfacht die Abrechnung.

Beispiele:

  • Fahrt zu KESB 12.00–14.00 Uhr: CHF 25 Mittagessen
  • Gerichtstermin 19.30–21.00 Uhr: CHF 25 Abendessen
  • Zwei Termine am selben Tag (12.00 Uhr + 19.30 Uhr): CHF 25 Mittagessen + CHF 25 Abendessen = CHF 50 (maximal 2× pro Tag)

Hinweis: GetrĂ€nke wĂ€hrend Arbeitszeit (Kaffee bei GesprĂ€chen) sind nicht separat abrechenbar – enthalten im Infrastruktur-Pauschalbeitrag.

4 Andere Spesenkosten

4.1 ParkgebĂŒhren

Abrechnung: Nach tatsÀchlichen Kosten mit Beleg (Parkticket)

  • Beispiel: Parkhaus ZĂŒrich-City CHF 8.00

4.2 Maut und GebĂŒhren (StrassenbenutzungsgebĂŒhren)

Autobahnvignette Schweiz:

  • Die Kosten fĂŒr die Vignette geht zu Lasten des Favhbeistandes. Diese betragen 40 Franken und ist gĂŒltig fĂŒr das laufende Jahr und bis zum 31. Januar des Folgejahrs (Stand 2025)

Beispiel:

  • Gotthardtunnel-Maut (je nach Fahrzeugklasse). Wer die normale Schweizer Jahresvignette hat, braucht keine weitere Maut zu bezahlen. Die Fahrt durch den Gotthardtunnel ist in der Schweizer Vignette enthalten, es handelt sich um eine normale Fahrt auf der A2. Sie brauchen also ausser der Schweizer Jahresvignette keine Maut zu zahlen (Stand 2025)

Hinweis: Selten relevant fĂŒr FachbeistĂ€nde in der Schweiz, da keine Nationalstrassen-GebĂŒhren existieren. Gilt ggf. fĂŒr EinsĂ€tze in benachbarten LĂ€ndern (Österreich, Frankreich mit Vignette).

Abrechnung: Nach tatsÀchlichen Kosten mit Beleg

4.3 TelefongebĂŒhren und Videokonferenzen

Abrechnung:

  • Sind in der Infrastruktur-Pauschale (CHF 20–40/Monat) enthalten
  • ZusĂ€tzliche internationale Anrufe: Nach tatsĂ€chlichen Kosten mit Nachweis

4.4 Externe GebĂŒhren und AuskĂŒnfte

Abrechnung: Nach tatsÀchlichen Kosten mit Beleg

Beispiele:

  • Registerauszug (Grundbuch-, Handels-, Straf- und Betreibungsregister)
  • Behördliche AuskĂŒnfte (falls gebĂŒhrenpflichtig)

Hinweis: Gutachten und Fachberichte sind eigenstĂ€ndige Leistungen und werden von den jeweiligen Fachpersonen ĂŒber die KESB/Familiengericht direkt abgerechnet, nicht ĂŒber die Fachbeistandin/den Fachbeistand.

4.5 Diverse

Abrechnung: Nach tatsÀchlichen Kosten mit Beleg

Beispiele:

  • Kosten fĂŒr externe Fallberatung (x.12.2025: 1 Std Supervision Ă  CHF 160/h = CHF 160)

5. Infrastrukturkosten

Infrastrukturkosten entschĂ€digen BĂŒroausstattung, Porto, Kopien und weitere Sachausgaben. Es gibt zwei Abrechnungsmöglichkeiten, die vertraglich festgelegt werden mĂŒssen.

5.1 Option A: Pauschale (Standard)

Basistarif: CHF 20 pro Monat (bei Mandaten bis 4 Stunden/Monat)

Enthalten:

  • Telefon/Telefonkonferenzen
  • DossierfĂŒhrung und Datenspeicherung
  • Allgemeine BĂŒroausstattung
  • Anteilige Versicherungen und BĂŒroraum
  • Porto und Versand
  • Kopien und Druck

Abrechnung: Monatlich mit Mandat verrechnen.

5.2 Option A: Erhöhter Infrastrukturbeitrag bei umfangreichen Mandaten

Satz: CHF 40 pro Monat pauschal (bei Mandaten ĂŒber 4 Stunden/Monat)

Bedingung: Gilt automatisch, wenn ein Mandat regelmÀssig mehr als 4 Stunden pro Monat in Anspruch nimmt.

BegrĂŒndung: Umfangreiche Mandate erfordern erweiterte Dokumentation, mehr Datenspeicherung und intensivere Infrastrukturnutzung.

Beispiel:

  • Mandat A: 2 Std./Monat → CHF 20/Monat
  • Mandat B: 6 Std./Monat → CHF 40/Monat
  • Mandat C: 3 Std./Monat → CHF 20/Monat

5.3 Option B: Nach StĂŒckzahlen (Effektive Kosten)

Diese Option kann als Alternative zu den Pauschalvarianten (Option A) vertraglich vereinbart werden.

Kopien und Druck:

  • Schwarz-weiss: CHF 0.20 pro Seite
  • Farbkopie: CHF 0.50 pro Seite
  • Schwarz-weiss doppelseitig: CHF 0.15 pro Seite (statt CHF 0.20)
  • Farbkopie doppelseitig: CHF 0.40 pro Seite (statt CHF 0.50)

Abrechnung:

  • Anzahl Kopien/Ausdrucke dokumentieren
  • Beispiel: 46 Seiten schwarz-weiss = 46 × CHF 0.25 = CHF 9.20
  • Beispiel: 36 Seiten Farbkopie doppelseitig = 46 × CHF 0.40 = CHF 18.40

Porto und Versand (Effektive Kosten):

  • Nach tatsĂ€chlichen Kosten
  • Postversand, Kurierservices, digitale DatenĂŒbertragung
  • BegrĂŒndung notwendig bei hohen einzelnen Porto-Posten
  • Beispiel: Versand Fallakte an Gericht (Einschreiben)

Sonstige GebĂŒhren:

  • Registerauszug, externe AuskĂŒnfte nach tatsĂ€chlichen Kosten

Abrechnung:

  • Monatliche Aufstellung aller StĂŒckzahlen
  • Summe Porto + Kopien = Monatsbeitrag Infrastruktur

Beispiel Monatsabrechnung (Option B):

5.4 Wahl zwischen Option A und Option B

Option A (Pauschale) ist sinnvoll bei:

  • RoutinemĂ€ssigen Mandaten mit stabiler Dokumentation
  • Vereinfachter Abrechnung ohne detaillierte StĂŒckzahl-Erfassung
  • Durchschnittlicher Kopiermenge

Option B (Effektive Kosten) ist sinnvoll bei:

  • Sehr dokumentationsintensiven Mandaten (viele Kopien, Porto)
  • Transparenter Kostenerfassung
  • AuftrĂ€ge, die genaue Nachverfolgung fordern

Festlegung: Die gewÀhlte Option muss vertraglich vor Mandatsstart vereinbart werden.

6. Abrechnungsrichtlinien fĂŒr Spesen

6.1 Dokumentation und Belege

Erforderliche Dokumentation:

Reisespesen (Kfz):

  • Kilometerangaben mit Kurzbeschreibung
  • Alternativ: Fahrtenbuch oder Routenplanerausdruck (Start- und Zielort mit Datum und Kilometer)
  • Beispiel: "15.01.25: Hausbesuch Klient, Basel-Stadt → Allschwil, 12 km Hin-/RĂŒckweg = 24 km × CHF 0.76 = CHF 18.24"

Reisespesen (OeV):

  • Alle Billete/Tickets aufbewahren
  • Vereinfachten Administration: Billete/Tickets mĂŒssen nicht mit der Spesenrechnung eingereicht werden, da die dazugehörende ArbeitstĂ€tigkeit jeweils im Journal erfasst ist und die ReisetĂ€tigkeit und OeV-Preise bei Bedarf jederzeit nachvollzogen werden können

Verpflegung:

  • Keine Belege erforderlich – Pauschale CHF 25 pro Mahlzeit gilt pauschal
  • Kurze Notiz in Spesenrechnung: "19.01.25: Abendessen CHF 25 (Gerichtstermin 19.30–21.30 Uhr)"

Infrastruktur und Porto:

  • Monatliche Aufstellung (Basistarif CHF 20 oder CHF 40)
  • FĂŒr Porto/Versand: Belege aufbewahren (Postquittungen, Rechnungen)

6.2 Zeitnahe Abrechnung

Abrechnung erfolgt:

  • Quartalsweise zusammen mit Honorar-Rechnung (siehe Kapitel 7 des Hauptdokuments)
  • Oder monatlich bei Bedarf
  • SpĂ€testens 30 Tage nach Rechnungsstellung fĂ€llig

Beispiel-Spesenrechnung:

SPESENRECHNUNG
FachbeistÀndin/Fachbeistand: [Name]
Zeitraum: 1. Januar – 31. MĂ€rz 202X
Rechnungsdatum: 5. April 202X

MANDAT: [Fallname/Nummer]
Auftraggeber: [KESB/Gericht]

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REISESPESEN:

15.01.25: Hausbesuch, Basel-Stadt → Allschwil (24 km)   CHF  18.24
20.01.25: KESB-Sitzung, Basel → Liestal (32 km)         CHF  24.32
08.02.25: Gerichtsverhandlung, Basel (Parkplatz)        CHF   8.00
12.02.25: OeV Fahrt Basel-ZĂŒrich, 2. Klasse (Bilette)   CHF  19.00
... weitere Fahrten ...

   SUBTOTAL REISESPESEN:                                           CHF  69.56

VERPFLEGUNG:
20.01.25: Abendessen (Gerichtstermin 19.30 Uhr)         CHF  25.00

   SUBTOTAL VERPFLEGUNG:                                           CHF  25.00

INFRASTRUKTUR:
Basistarif Januar (1 × CHF 20)                          CHF  20.00
Erhöhter Tarif > 4 Std/Monat (2 x CHF 40)               CHF  80.00

   SUBTOTAL INFFRASTRUKTUR                                         CHF 100.00
   
PORTO UND VERSAND:
Versand Fallakte an Gericht                             CHF  12.50

   SUBTOTAL PORTO:                                                 CHF  12.50

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

TOTAL SPESEN Q1:                                                    CHF 207.06

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Zahlbar bis: 5. Mai 202X

6.3 Transparenz und Kontrolle

FĂŒr Auftraggeber (KESB/Familiengericht):

  • Klare Kategorisierung (Kfz, OeV, Verpflegung, Porto, etc.)
  • BegrĂŒndung fĂŒr grössere Posten
  • Nachvollziehbarkeit gegebenfalls durch Belege, wenn Betrag aus der Beschreibung nicht selbsterklĂ€rend hervorgeht

FachbeistÀnde sollten:

  • Fahrten in Rapporten/Fahrtenbuch festhalten (digital oder Papier)
  • Alle Ticketing-Unterlagen aufbewahren
  • AussagekrĂ€ftige Beschreibungen nutzen (nicht nur "Fahrt CHF 50")

7. Vertragsgestaltung: Spesenklauseln

Empfohlene Vertragsbestimmungen zu Spesen:

7.1 SpesenentschÀdigung

Die FachbeistÀnde/der Fachbeistand erhÀlt folgende SpesenentschÀdigungen zusÀtzlich zum vereinbarten Stundenhonorar:

a) REISESPESEN:
   - Kfz (Privatwagen): CHF 0.76 pro Kilometer (TCS-Satz 2025)
   - OeV (Öffentlicher Verkehr): [Option A oder B auswĂ€hlen]
     ☐ Option A: 2. Klasse ohne ErmÀssigung
     ☐ Option B: 1. Klasse mit Halbtax-Abo
   
   Dokumentation: Fahrtenbuch oder Routenplanausdruck erforderlich

b) VERPFLEGUNG:
   - CHF 25 pro Mahlzeit (pauschal, ohne Beleg)
   - Anspruch: Fahrt wĂ€hrend Mittagszeit (11.30–14.00 Uhr) oder 
     ab 19.00 Uhr
   - Maximal 1× pro Tag

c) INFRASTRUKTUR (WĂ€hlen Sie eine Option):
   
   ☐ Option A - Pauschale:
      - Basistarif: CHF 20/Monat (bis 4 Std./Monat)
      - Erhöhter Satz: CHF 40/Monat (ĂŒber 4 Std./Monat)
   
   ☐ Option B - Nach StĂŒckzahlen (effektive Kosten):
      - Kopien/Druck S/W: CHF 0.20 pro Seite
      - Kopien/Druck Farbe: CHF 0.50 pro Seite
      - Porto und Versand: Nach tatsÀchlichen Kosten mit Belegen

d) PORTO UND VERSAND:
   - In Option A (Pauschale) enthalten
   - In Option B nach effektiven Kosten mit Belegen

8. Nicht verrechenbare Spesen

Die folgenden Kostenkategorien sind NICHT separat abrechenbar, da sie im Stundenhonorar oder Infrastruktur-Pauschal enthalten sind:

❌ Nicht separat als Spesen abrechenbar:

  • Allgemeine BĂŒrokosten (Schreibtisch, StĂŒhle, EDV)
  • Kranken- oder Unfallversicherung
  • Pensionskasse und Vorsorge
  • Gewinnsteuern und GebĂŒhren (Berufsregisterung)
  • Akquisition und Marketing
  • Private Reisen (Arbeitsweg Zuhause → BĂŒro)
  • Private Nebenausgaben (Kaffee, GetrĂ€nke wĂ€hrend Arbeitszeit)
  • MitgliedschaftsbeitrĂ€ge (SVBB, VBBRB)

⚠ Supervision, Weiterbildung, KESB-Kontakte und Berichtspflichten mit Fallbezug sind HONORARZEIT (nicht Spesen):

Supervision, Weiterbildung, Kontakte mit der KESB und Berichtspflichten, die sich auf einen spezifischen Fall beziehen, werden als Honorarzeit nach Stundensatz (CHF 150–235/h) dem betreffenden Mandat zugerechnet:

Beispiele:

  • "Supervision Fallbesprechung 6.2.202X, 15 Min. Ă  CHF 190/h = CHF 47.50"
  • "Weiterbildung Trauma-Bearbeitung Klient X, 1 Std. Ă  CHF 190/h = CHF 190.00"
  • "Kollegiale Consultation zum Fall Y, 30 Min. Ă  CHF 190/h = CHF 95.00"
  • "Telefonat KESB zu Mandat Z, 20 Min. Ă  CHF 190/h = CHF 63.33"
  • "Berichterstattung an KESB Klient A, 2 Std. Ă  CHF 190/h = CHF 380.00"
  • "Besprechung Schulpsychologe zu Fall B, 45 Min. Ă  CHF 190/h = CHF 142.50"

Diese Zeiten werden der Honorarrechnung hinzugefĂŒgt, nicht als Spesen abgerechnet.

9. Jahresanpassung der SpesensÀtze

Indexation:

Die SpesenersĂ€tze werden jĂ€hrlich ĂŒberprĂŒft und angepasst:

  • Reisespesen (Kfz): Nach TCS-Kilometerkosten-Berechnung (jĂ€hrlich im Januar aktualisiert)
  • Verpflegung: JĂ€hrliche ÜberprĂŒfung basierend auf Landesindex der Konsumentenpreise (LIK)
  • Infrastruktur: Anpassung nach Bedarf (typischerweise alle 2–3 Jahre)

Beispiel: Wenn TCS den Kilometerersatz 2026 auf CHF 0.78 erhöht, werden die Tarifempfehlungen entsprechend angepasst.

10. Literatur und Quellen

Offizielle Quellen

BUNDESGESETZ (ZGB):

  • Art. 415 Abs. 1-2 ZGB – Festsetzung der EntschĂ€digung durch KESB
  • Art. 416/417 ZGB – ZustimmungsbedĂŒrftige GeschĂ€fte (mit Kostenfolgen)

KANTONALE EBENE

  • EG KESR (EinfĂŒhrungsgesetz) – § 13 V KESR, § 43 EG ZGB – regeln EntschĂ€digungsrichtlinien pro Kanton
  • Kantonsrichtlinien (Appenzell Innerrhoden, St. Gallen, Bern, Zug, Aargau) mit konkreten CHF-AnsĂ€tzen

KOKES-EMPFEHLUNGEN (2024/2025)

  • Vermögensverantwortung und Kostentragung

RECHTSPRECHUNG

  • Art. 404 ZGB: Der Vermögensbegriff ist weit auszulegen – umfasst alle Vermögenswerte, aus denen EntschĂ€digung und Spesenersatz entrichtet werden mĂŒssen (Kanton Zug)
  • Obergericht Aargau: Richtwerte CHF 500–4'000 je nach MandatskomplexitĂ€t (Kanton Aargau)

Weitere Ressourcen

  • AvenirSocial Empfehlungen fĂŒr Soziale Arbeit (Spesenregelungen)
  • SVBB-ASCP Berufsstandards fĂŒr BerufsbeistĂ€nde
  • Schweizerisches Obligationenrecht (OR) – Art. 327b (Kilometerersatz fĂŒr Arbeitnehmende)
  • Touring Club Schweiz (TCS) – Kilometerkosten 2025: CHF 0.76 pro Kilometer fĂŒr Personenwagen (aktualisiert Januar 2025)
  • SBB/Postauto Tarife und OeV-GebĂŒhren (kantonale Unterschiede)
  • Bundesamt fĂŒr Statistik – Landesindex der Konsumentenpreise (LIK)
  • Kantonale und kommunale Parkplatz-Regelungen

Versionshistorie & GĂŒltigkeitsbereich

Diese Tarifempfehlungen zur Spesenabrechnung basieren auf öffentlich verfĂŒgbaren Vergleichsdaten und schweizweiten Standards (KOKES, SVBB-ASCP, AvenirSocial).

Anpassungen: Diese Empfehlungen können bei Bedarf auf spezifische kantonale oder sektorielle Gegebenheiten angepasst werden.

NĂ€chste ÜberprĂŒfung: Dezember 2027/2028

FĂŒr Fragen und RĂŒckmeldungen: sekretariat@vbbrb.ch

Empfehlung erstellt: Dezember 2025
NĂ€chste ÜberprĂŒfung empfohlen: Dezember 2027/2028